Workshop Penyusunan Renstra Perguruan Tinggi Swasta

Sudah lama sebenarnya pengen menulis dan berbagi tentang workshop tersebut, tapi ada saja ‘kesibukan’ (baca : alasan sok sibuk… he he), sehingga baru sekarang bisa mem-posting-nya.

Workshop yang diselenggarakan oleh Kopertis Wilayah 7 pada tanggal 27 Nopember 2015 lalu, merupakan workshop batch 2 yang dihadiri oleh unsur pimpinan atau yang mewakili dari 45 Perguruan Tinggi (PTS) di Jawa Timur. Workshop dibagi dalam dua sesi, diawali dengan pemaparan materi tentang konsep Rencana Strategis (Renstra) dan fungsinya oleh Prof. Dr. Ali Maksum - SekPel Kopertis Wil 7, dilanjutkan dengan pemaparan teknis penyusunan Rencana Induk Pengembangan (RIP), Renstra, dan Rencana Operasional (Renop) PTS oleh Kuncoro Foe, PhD - Rektor Universitas Katholik Widya Mandala Surabaya (UKWMS).

Seperti yang dituturkan oleh pemateri, sebuah Rencana Strategi (Renstra) dibuat untuk mengidentifikasi hal-hal yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainya secara terukur. Sebuah Renstra bisa juga dikatakan sebagai mimpi-mimpi yang terukur. Sebuah Renstra semestinya dijadikan induk / acuan / dasar dalam menjalankan semua program kegiatan dan pengambilan kebijakan/ keputusan.  Sebuah Renstra (baca : perencanaan) yang bagus, bisa dikatakan sudah mencapai 50% perjalanan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Oleh karenanya diperlukan kemampuan untuk memahami cara meng-orkestra-si semua komponen yang ada di dalam sebuah PTS, membingkainya dalam sebuah perencanaan yang bagus dengan tingkat ketercapaian yang bisa diukur, dan secara konsisten mengawal penerapan rencana tersebut. Idealnya, setiap program atau kegiatan mesti berbasis perencanaan, bukan sekedar berbasis intuisi. Sehingga jika ‘terpaksa’ harus membuat atau melakukan program atau kegiatan yang tidak menginduk atau tidak nyambung dengan renstra yang telah dibuat, pertimbangkan dengan matang sebelumnya.

Yang juga tidak boleh dilupakan adalah mencermati isi regulasi / peraturan pemerintah yang menjadi payung hukum PTN/PTS yang tertuang dalam UU no 12 tahun 2012. Undang-undang tentang pendidikan tinggi tersebut semestinya dijadikan acuan oleh PTN/PTS dalam membuat atau menentukan Visi à Misi à Tujuan à Sasaran à Kebijakan à dan Program - programnya. Dan yang penting, visi misi haruslah jelas, ‘membumi’,  terukur dan saling terkait.

Banyak regulasi yang mesti dicermati dalam menyusun Renstra PTS, antara lain regulasi pendirian dan tata kelola PTS serta Badan Penyelenggara nya,  regulasi standar mutu dosen tetap yang harus dimiliki setiap prodi PTS, dan regulasi lain terkait Pendidikan Tinggi di Indonesia. Regulasi pemerintah tentang ‘Ekonomi berbasis pengetahuan’, regulasi  MP3EI (Masterplan Percepatan Perluasan Pembangunan Ekonomi Indonesia), regulasi internasional seperti MEA (Masyarakat Ekonomi Asia), adalah sebagian contoh perihal eksternal yang tidak boleh diabaikan dalam menyusun sebuah Renstra yang bagus.

Renstra PTS saat ini sudah selayaknya memberi penekanan pada MUTU, seiring dengan perubahan skala prioritas Sasaran Strategis Dikti yang menempatkan unsur MUTU di level yang paling atas, kemudian diikuti secara berurutan unsur-unsur berikut ini : RELEVANSI – AKSES – DAYA SAING – TATA KELOLA.

Sehingga diharapkan dalam Renstra dan Renop setiap PT bisa tercermin target-target / capaian-capaian seperti publikasi ilmiah pada jurnal nasional/int’l terakreditasi , jumlah dosen yang sudah bergelar doctor, jumlah HAKI, target hasil akreditasi prodi dan institusi, capaian hasil Penelitian & Pengabdian Masyarakat (PPM), dan lain-lain. Semua target atau capaian tersebut tentunya merupakan kumpulan dari capaian masing-masing prodi.

Pada kesempatan sesi kedua, Pak Foe (Rektor UKWMS) memaparkan secara detil tentang teknis penyusunan Renstra PT. Beliau menegaskan bahwa materi yang disampaikan tersebut merupakan “sharing current practice” – bukanlah “best practice” . Jadi lebih kepada berbagi pengalaman beliau dan tim UKWMS saat menyusun Renstra dan implementasinya.

Bicara Renstra sebenarnya bicara standar no. 1 dan standar no. 2 Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) yang mempunyai bobot sekitar 29% dari total standar penilaian AIPT. Sebuah angka yang cukup ‘menentukan’. Selain itu sebuah Renstra yang bagus (baca : disusun secara bersungguh-sungguh) dapat dikatakan sudah mencapai 50% perjalanan untuk mencapai tujuan. Sehingga sudah seharusnya Renstra dan tetek bengeknya menjadi perhatian penting pengelola khususnya unsur Pimpinan PT.

Pak Foe menuturkan bahwa aspek ‘edukasi’ terhadap semua elemen lembaga juga merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menyukseskan penyusunan Renstra dan implementasinya sekaligus. Menyamakan ‘mind set’ dengan semua elemen termasuk dengan pihak yayasan, lesson learn pada semua level manajemen, continuous coaching, sosialisasi visi misi dan tujuan lembaga tanpa henti dengan berbagai macam cara agar semua civitas akademika-nya memahami dan menghayatinya, membangun komunikasi dan koordinasi yang bagus, berani melakukan ‘sesuatu’ atau ‘budaya’ yang tidak biasa … adalah sederet contoh cara atau langkah yang dilakukan di kampus beliau dalam rangka mencapai tujuan lembaga. 

Selain itu, perlu juga mempertimbangkan untuk benchmarking ke PTS/PTN lain yang plus minus-nya ‘masih terjangkau’ dengan Renstra kita. Beliau juga memaparkan pentingnya menumbuhkan kesadaran dalam hal kesejawatan dosen, bahwa dosen suatu saat bisa menjadi rektor/pimpinan, dan sebaliknya, pimpinan suatu saat juga bisa menjadi dosen lagi. Dengan catatan, tour of duty calon pimpinan haruslah jelas, agar ybs dapat memahami dan menghayati visi misi lembaga. Dan selayaknya setiap dosen setia dan loyal pada homebase-nya, dengan tetap diberi diberi ‘ruang’ agar bisa beraktualisasi di ‘luar’ dengan membawa nama homebase-nya.

Beliau juga membagi sebuah ilustrasi di bawah ini. Sebuah ilustrasi yang memberi gambaran bahwa untuk mengelola sebuah perubahan berorientasi hasil (dengan tetap menghargai / menilai proses) diperlukan aspek yang lengkap meliputi : nilai & visi, misi, aturan, profesionalisme, insentif, sumber daya dan rencana kerja. Tanpa salah satunya, tidak diperoleh KEMAJUAN.

Kembali ke pembahasan teknis penyusunan Renstra, beliau melanjutkan, bahwa alur penyusunan RIP / Renstra / Renop dimulai dari Analisa SWOT - Visi - Misi - Major issues – Impact - Goals - Objective - Strategy - Program / Action plan. Dalam  menganalisa SWOT, ada dua stage yang dilakukan di tempat beliau yaitu (1)  First stage : jigsaw technique – brainstorming dan (2) Second stage : comparing and contrasting every working unit.

Beliau juga menuturkan, perlunya dibentuk sebuah tim penyusun Renstra yang di dalamnya terdiri dari beberapa pokja (kelompok kerja). Kemudian agendakan beberapa rapat/kegiatan yang secara konsisten dilaksanakan, mulai dari pengumpulan evaluasi diri, rapat hasil evaluasi diri dengan pihak yayasan (ini penting: melibatkan yayasan!), rapat masing-masing pokja, rapat pleno, revisi hasil kerja masing-masing pokja, finalisasi dan terakhir adalah pengesahan Renstra oleh Senat.

Dan berikut format Renstra oleh tim-nya Pak Foe :

-         Tujuan

-         Sasaran

-         Strategi

-         Program

-         Indikator Kinerja Utama

-         Target

-         Penjadwalan Program (per tahun)

Peserta workshop juga dibekali sebuah cd yang isinya cukup lengkap, terutama materi-materi dari Pak Foe termasuk contoh-contoh RIP, Renstra dan Renop di tempat beliau.

Finally, sebagai intropeksi diri sendiri juga - sudahkah kita membuat Renstra dengan sesungguhnya ?